ప్రతిరోజూ మీ ఇ-మెయిల్‌లను నిర్వహించడానికి మీరు ఎంత సమయం గడుపుతారు? ఒక గంట? 30 నిముషాలు? కొన్ని గంటలు? బహుశా సగం రోజు?

ఇమెయిల్ కమ్యూనికేషన్‌ను సులభతరం చేయడానికి ఉద్దేశించినది అయితే, మీ ఇ-మెయిల్‌లను నిర్వహించడానికి మేము ఎక్కువ సమయాన్ని వెచ్చిస్తున్నందున ఇది కొన్నిసార్లు ప్రతి-ఉత్పాదక సాధనంగా మారుతుందని నేను అనుమానిస్తున్నాను! ఉదాహరణకు, ఈ సందర్భాల గురించి ఆలోచించండి:

• మీరు 5 నిమిషాల క్రితం మాత్రమే తనిఖీ చేసినప్పటికీ, మీరు కొన్నిసార్లు మీ ఇన్‌బాక్స్‌లో క్లిక్ చేస్తూనే ఉన్నారా?
• గత మెయిల్‌లను శోధించడం, క్రమబద్ధీకరించడం, నిర్వహించడం మరియు పాత మెయిల్‌ను తొలగించడం వంటి ప్రతిరోజూ మీరు మీ ఇ-మెయిల్‌లను నిర్వహించడానికి ఎక్కువ సమయం గడుపుతున్నారా?
• వాస్తవానికి ఇ-మెయిల్స్‌ను మీ మొదటి ప్రాధాన్యతగా చేసుకుంటారా?
• సరైన పని చేయడం కంటే మీ ఇన్‌బాక్స్‌లో ఎక్కువ సమయం గడిపే రోజులు ఉన్నాయా?

రోజు చివరిలో, మీ పనులను పూర్తి చేయడానికి ఇమెయిల్ మీకు ఒక సాధనం. మీ ఇమెయిల్ నిర్వహణను మెరుగుపరచడానికి 11 చిట్కాలు క్రింద ఉన్నాయి:

1. రోజుకు ఒకసారి మీ మెయిల్‌ను ప్రాసెస్ చేయండి

లూప్‌లో ఉండటానికి నేను రోజుకు చాలాసార్లు నా మెయిల్‌ను తనిఖీ చేసినప్పటికీ (నా వెబ్‌సైట్ దిగజారిపోవడం వంటి విచిత్రమైన ఏదో జరుగుతుంటే, లేదా అత్యవసర అభ్యర్థన ఉంటే), నేను వాటిని వెంటనే ప్రాసెస్ చేయను. నేను రోజు ప్రారంభంలో లేదా సాయంత్రం రోజుకు ఒకసారి మాత్రమే చేస్తాను.

మీ ఇమెయిల్‌లను ప్రాసెస్ చేయడానికి రోజువారీ సమయ స్లాట్‌ను కేటాయించండి. మీరు సమయ స్లాట్‌లో పూర్తి చేయకపోతే, మరుసటి రోజు కొనసాగించండి. మరింత ముఖ్యమైన వాటికి ప్రాధాన్యత ఇవ్వండి మరియు మిగిలిన వాటిని వదిలివేయండి. (# 2 చూడండి).

మీరు పని-స్థాయి స్థితిలో ఉంటే, మీకు చాలా సమయం-సెన్సిటివ్ ఇమెయిళ్ళు లభిస్తాయి, మీరు దీన్ని ఇప్పటికీ ఆచరణలో పెట్టవచ్చు. విషయం ఏమిటంటే, మీ జీవితాన్ని ఇమెయిల్ అమలు చేయనివ్వకూడదు. గుర్తుంచుకోండి, ఇది మీ పనిని చేయడంలో మీకు సహాయపడే సాధనం మరియు పని కాదు.ప్రకటన

2. 20% ఇమెయిల్‌లకు ప్రాధాన్యత ఇవ్వండి; 80% వాటిని వాయిదా వేయండి

అన్ని ఇమెయిల్‌లు ఒకేలా ఉండవు. నాకు ఇష్టం 80/20 నియమం ఎందుకంటే ఇది మన జీవితంలోని ప్రతి ప్రాంతానికి వర్తిస్తుంది. ఇమెయిల్‌లతో సహా. 80/20 నియమం ఏమిటంటే, ఏ పరిస్థితిలోనైనా 80% అవుట్‌పుట్‌లకు 20% ఇన్‌పుట్‌లు బాధ్యత వహిస్తాయి. అందువల్ల, ప్రభావవంతంగా ఉండటానికి, 80% అవుట్‌పుట్‌లకు దారితీసే 20% ఇన్‌పుట్‌లపై దృష్టి పెట్టాలి. అదేవిధంగా, గరిష్ట ఉత్పత్తికి దారితీసే 20% అధిక విలువ గల ఇమెయిల్‌లపై మేము దృష్టి పెట్టాలి.

నా 20% ఇమెయిళ్ళు నా పనిలో తదుపరి పురోగతిని ఇస్తాయి. అవి మీడియా అభ్యర్థనలు, ఇంటర్వ్యూ స్పాట్స్, నెట్‌వర్కింగ్ అవకాశాలు, బిజినెస్ లీడ్స్, మాట్లాడే అవకాశాలు మరియు నా 20% వ్యాపార లక్ష్యాలకు దారితీసే ఇతర విషయాలు కావచ్చు. నా 20% ఇమెయిళ్ళలో నా వంటి నా పనిలో పెట్టుబడి పెట్టిన వ్యక్తులు కూడా ఉన్నారు 1-1 కోచింగ్ క్లయింట్లు , మాట్లాడే ఎంగేజ్‌మెంట్లు మరియు నా కోర్సులు మరియు ఉత్పత్తులను కొనుగోలు చేసిన పాఠకులు. చివరిది కాని, నా మంచి స్నేహితులతో సంభాషణలు కూడా ఇక్కడ వస్తాయి. మిగతావన్నీ 80% మెయిల్‌లోకి వెళ్తాయి.

20% ఇమెయిల్‌ల కోసం, నేను వారికి ముఖ్యమైన ప్రాధాన్యత ఇస్తాను. నేను సాధారణంగా వారికి వెంటనే ప్రత్యుత్తరం ఇస్తాను (ముఖ్యంగా వారు # 9 లోని 1 నిమిషాల నియమాన్ని పాటిస్తే); కాకపోతే నేను 1-3 రోజుల వ్యవధిలో వారిని సంప్రదిస్తాను. 80% మెయిల్ కోసం, నేను ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వడానికి ఎక్కువ సమయం తీసుకుంటాను, కొన్నిసార్లు కూడా ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వదు (పాయింట్ # 4 చూడండి).

3. XX డే ఫోల్డర్ ద్వారా ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి

మీ ప్రత్యుత్తరం అవసరమైన మెయిల్‌ను XX డే ఫోల్డర్ ద్వారా ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి, ఇక్కడ XX వారపు రోజు. ఇమెయిళ్ళకు ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వడానికి నేను ప్రతి వారం 3 రోజులు కేటాయించాను - మంగళ, గురు మరియు శని. ఈ విధంగా నాకు మెయిల్ వచ్చినప్పుడల్లా వెంటనే ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వమని ఒత్తిడి చేయలేదు. నేను చదివాను, మానసికంగా గుర్తించాను మరియు ప్రత్యుత్తరం ఇచ్చే సమయం వచ్చేవరకు ఆలోచించండి (మెయిల్ అందినప్పటి నుండి సగటున 3-8 రోజులు).

4. మీరు ప్రతి మెయిల్‌కు ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వనవసరం లేదని గ్రహించండి

మీరు ఏమనుకుంటున్నారో, మీరు ప్రతి మెయిల్‌కు ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వవలసిన అవసరం లేదు. కొన్నిసార్లు, ఒక నిర్దిష్ట కాల వ్యవధి తరువాత ఎటువంటి జవాబు కూడా ఒక జవాబుగా పరిగణించబడదు.

నేను అధిక రీడర్ మెయిల్‌ను పొందుతున్నాను మరియు కొంతకాలం నేను వచ్చిన ప్రతి మెయిల్‌కు ప్రత్యుత్తరం ఇచ్చాను. ఇది నా కోసం ఏమీ చేయలేదు. నేను రోజంతా మెయిల్‌కు ప్రత్యుత్తరం ఇస్తూనే ఉంటాను, రోజు చివరినాటికి నేను నిజమైన పని చేయలేకపోతున్నాను. మరియు ఆసక్తికరంగా, చాలా చక్కని అన్ని మెయిల్‌లు నేను ఏ విధమైన తిరిగి ప్రతిస్పందనను పొందలేనని (ఒక రసీదు లేదా ధన్యవాదాలు కూడా కాదు), నేను వారికి మరింత సహాయపడటానికి తదుపరి ప్రశ్నలను పోస్ట్ చేసినప్పుడు కూడా. సగం మెయిల్ చదవబడదని నేను అనుమానిస్తున్నాను, మిగిలిన సగం ప్రజలు ప్రేరణతో పంపే మెయిల్ మరియు ప్రత్యుత్తరాలు నిజంగా పట్టింపు లేదు. ఎలాగైనా, అధిక విలువ మరియు కంటెంట్ అధికంగా ఉన్న ఉత్పత్తులపై పనిచేయడం, నా 1-1 కోచింగ్ క్లయింట్లకు మద్దతు ఇవ్వడం, కొత్త ప్రాజెక్టులు మరియు క్రొత్త వ్యాసాలు రాయడం వంటి ఎక్కువ విలువైన పనులపై సమయాన్ని ఉపయోగించడం చాలా ప్రభావవంతంగా ఉందని నేను గ్రహించాను.ప్రకటన

ప్రతి మెయిల్‌కు ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వడం గురించి ఎక్కువగా ఒత్తిడి చేయవద్దు. ఇది సహాయపడితే ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి, కానీ ప్రత్యుత్తర ఖర్చులు ప్రయోజనాలను అధిగమించకపోతే, దాని గురించి చింతించాల్సిన అవసరం లేదు. ఇప్పుడే ఉండండి మరియు విషయాలు సమయం ద్వారా తమను తాము క్రమబద్ధీకరిస్తాయి.

5. మీరు తరచూ ఇలాంటి ప్రత్యుత్తరాలను పంపితే టెంప్లేట్ ప్రత్యుత్తరాలను సృష్టించండి

మీరు పంపిన ఫోల్డర్ ద్వారా చూస్తే, మీరు ప్రత్యుత్తరం ఇచ్చే విషయాలలో మీరు ధోరణిని కనుగొంటారు. నా సైట్‌లో నేను స్వీకరించే మెయిల్‌ను సాధారణంగా కొన్ని వర్గాలలో ఒకటిగా వర్గీకరించవచ్చు (1) అభిప్రాయం / ధన్యవాదాలు మెయిల్ (2) 1-1 కోచింగ్ (3) పుస్తకం / ఉత్పత్తి సమీక్షల కోసం అభ్యర్థనలు (4) మాట్లాడే విచారణలు (5) ఇతరులు . (1) మరియు (2) కోసం, నేను ముందు వ్రాసిన టెంప్లేట్‌లను నా ప్రత్యుత్తరాలలో ఉపయోగిస్తాను. నేను ప్రత్యుత్తరం ఇస్తున్నప్పుడు, అసలు మెయిల్ యొక్క అవసరాలకు తగినట్లుగా వాటిని అనుకూలీకరించాను. నేను మొదటి నుండి ఇమెయిళ్ళను టైప్ చేసేటప్పుడు గతంలో పోలిస్తే ఇది నాకు చాలా ఎక్కువ సమయాన్ని ఆదా చేసింది.

6. సంబంధిత ఇమెయిల్‌లను మాత్రమే చదవండి

ఫిట్‌నెస్, స్వయంసేవ, బ్లాగింగ్ మరియు వ్యాపారం వంటి అనేక వార్తాలేఖలకు నేను సభ్యత్వాన్ని పొందాను, కాని వారు పంపే అన్ని మెయిల్‌లను నేను చదవను. నేను వాటిని తొలగించను, ఎందుకంటే వారి వద్ద విలువైన సమాచారం ఉందని నాకు తెలుసు. బదులుగా, నేను వాటిని స్వయంచాలకంగా వేర్వేరు లేబుళ్ళకు (ఫోల్డర్లు) ఆర్కైవ్ చేయడానికి gmail ని సెట్ చేసాను. బ్లాగ్ మెయిల్స్ బ్లాగింగ్ ఫోల్డర్‌లోకి ఆర్కైవ్ అవుతాయి, ఫిట్‌నెస్ మెయిల్స్ ఆరోగ్యం & ఫిట్‌నెస్ ఫోల్డర్‌లోకి ఆర్కైవ్ అవుతాయి మరియు మొదలైనవి. ప్రస్తుతానికి, నా దగ్గర 30 ఫోల్డర్లు ఉన్నాయి. నేను ఈ అంశంపై మరింత సమాచారం పొందాలనుకున్నప్పుడు మాత్రమే వాటిని చదివాను.

మీరు వచ్చే ప్రతి మెయిల్‌ను చదవవలసిన అవసరం లేదు. మీకు సంబంధించిన వాటిని ఎంచుకోండి.

7. మీ మెయిల్స్‌ను వర్గాలుగా రూపొందించండి

మీ మెయిల్స్‌ను నిర్వహించడానికి మీకు సహాయపడటానికి ఫోల్డర్‌లు (లేదా లేబుల్‌లు, మీరు gmail ఉపయోగిస్తే) ఉన్నాయి.

మొదట, మీరు చేస్తున్న దానికి సంబంధిత నామకరణ వ్యవస్థను ఉపయోగించండి. ఇప్పుడు మీ అతిపెద్ద ప్రాధాన్యతలు ఉంటే, చెప్పండి, (1) పుస్తకం రాయడం మరియు (2) బరువు తగ్గడం, అప్పుడు మీ ఫోల్డర్‌లకు పేరు పెట్టండి.ప్రకటన

రెండవది, సోపానక్రమం నిర్మాణాన్ని ఉపయోగించండి. మొదటి స్థాయి ఫోల్డర్‌లు పెద్ద వర్గాల కోసం, మరియు రెండవ స్థాయి ఫోల్డర్‌లు ఉప వర్గాల కోసం మరియు మొదలైనవి. ఉదాహరణకు, నాకు మొదటి స్థాయి ఫోల్డర్‌గా అడ్మిన్ ఉంది మరియు బ్యాక్-అప్, అకౌంటింగ్, అకౌంట్స్ మొదలైనవి రెండవ స్థాయి ఫోల్డర్‌లుగా ఉన్నాయి. అవసరమైతే, వాటిని మరింత సెగ్మెంట్ చేయడానికి నాకు మూడవ స్థాయి ఫోల్డర్లు ఉన్నాయి. Gmail లో యాడ్-ఆన్ ఉంది, ఇది విభిన్న శ్రేణి లేబుళ్ళను ఉపయోగించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది (సెట్టింగులు> ల్యాబ్స్> నెస్టెడ్ లేబుల్స్)

ఫోల్డర్‌లలో మెయిల్‌ను స్వయంచాలకంగా నిర్వహించడానికి ఫిల్టర్‌లను (# 8) ఉపయోగించడం అద్భుతాలు చేస్తుంది.

8. ఫిల్టర్లను వాడండి

ఫిల్టర్లు మీ మెయిల్‌లోకి వచ్చినప్పుడు మెయిల్‌ను స్వయంచాలకంగా క్రమబద్ధీకరించడానికి మీకు సహాయపడే సాధనాలు. వడపోతకు 2 ప్రాథమిక విషయాలు అవసరం - (1) చూడవలసిన పదం (2) ఈ పదం సరిపోలితే వర్తించే చర్య. ప్రస్తుతానికి, నా Gmail లో వేర్వేరు ఇమెయిల్ చిరునామాలు, విషయ శీర్షికలు, బాడీ టెక్స్ట్ మరియు ఏది కాదు కోసం 20 వేర్వేరు ఫిల్టర్లు ఏర్పాటు చేయబడ్డాయి. ఇది ఏ ఫిల్టర్‌పై ఆధారపడి, మెయిల్ స్వయంచాలకంగా సంబంధిత ఫోల్డర్ / ఆర్కైవ్‌లో క్రమబద్ధీకరించబడుతుంది. ఇది నేను చేయవలసిన పరిపాలనా చర్యల మొత్తాన్ని తగ్గిస్తుంది.

ఇన్బాక్స్ సున్నా సాధించడానికి నా ఇ-మెయిల్ ఫిల్టర్లను ఎలా సెటప్ చేయాలో నా వీడియో ట్యుటోరియల్ భాగస్వామ్యం ఇక్కడ ఉంది: ఇ-మెయిల్ ఫిల్టర్‌లను ఉపయోగించి ఇన్‌బాక్స్ జీరోని సాధించడానికి 3 సాధారణ చిట్కాలు [వీడియో ట్యుటోరియల్]

9. ప్రత్యుత్తరం ఇచ్చేటప్పుడు 1 నిమిషాల నియమాన్ని ఉపయోగించండి

ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వడానికి 1 నిమిషం లోపు తీసుకుంటే, వెంటనే దానికి ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి మరియు ఆర్కైవ్ చేయండి. దీన్ని మీ మెయిల్ బాక్స్‌లో యుగాలుగా ఉంచడానికి అనుమతించవద్దు. ఇది మీ మనస్సు చుట్టూ తిరగడానికి మరియు మీరు ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వాల్సిన అవసరం ఉందని నిరంతరం గుర్తుచేసుకోవడానికి ఇది మరింత ప్రయత్నం చేయబోతోంది. ప్రత్యుత్తరం ఇచ్చేటప్పుడు మీరు 1 నిమిషాల కాలపరిమితికి అనుగుణంగా ఉన్నారని నిర్ధారించుకోండి, కనుక ఇది అవసరం కంటే ఎక్కువ సమయం తీసుకోదు. తక్కువ వ్యవధిలో పెద్ద బ్యాచ్ మెయిల్‌ను క్లియర్ చేయడానికి ఇది నాకు సహాయపడుతుంది.

10. మీరు ఇన్‌బాక్స్‌లో గడిపే సమయానికి పరిమితిని నిర్ణయించండి

1 నిమిషాల నియమానికి మించి, మీరు మీ ఇన్‌బాక్స్‌లో గడిపిన మొత్తం సమయాన్ని పరిమితం చేయండి. తదుపరిసారి మీరు మీ మెయిల్‌ను తనిఖీ చేసినప్పుడు, మీరే సమయం . మీ మెయిల్ ద్వారా ప్రాసెస్ చేయడానికి, చదవడానికి, ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వడానికి మరియు క్రమబద్ధీకరించడానికి మీరు ఎంత సమయం తీసుకుంటారో చూడండి. అప్పుడు ఆ సమయాన్ని ఎంత బాగా ఖర్చు చేశారో మీరే ప్రశ్నించుకోండి. అవకాశాలు ఉన్నాయి, వాటిలో చాలావరకు ఎటువంటి ప్రయోజనం లేదు.ప్రకటన

కొన్ని సమయాల్లో, మీరు భయంకరమైన పొడవైన ఇమెయిల్‌లను పొందుతారు. ఈ ఇమెయిల్‌ల కోసం, స్కాన్ చేయండి, మీకు సంబంధించిన ఏదైనా ఉందా అని చూడండి, తదనుగుణంగా వాటిని ప్రాసెస్ చేయండి. అవసరమైతే ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి (మరియు 1 నిమిషాల నియమాన్ని ఉపయోగించండి); మీరు ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వడానికి ప్లాన్ చేయకపోతే దాన్ని ఆర్కైవ్ చేయండి. మీరు ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వబోతున్నట్లయితే, వ్యక్తి సుదీర్ఘ మెయిల్ వ్రాసినందున సుదీర్ఘమైన మెయిల్‌తో తిరిగి రావాల్సిన అవసరం లేదు. మీకు కావలసిన చివరి విషయం వ్యాసాల ఇమెయిల్ మార్పిడి, ఇది అనుకోకుండా మీరు ఇమెయిల్ కాల రంధ్రంలో పడటానికి దారితీస్తుంది. మీ ఇన్‌బాక్స్‌లోకి లాగిన్ అవ్వండి, మీరు చేయవలసినది చేయండి మరియు ఆ తర్వాత వెంటనే బయటపడండి.

11. (నిర్దాక్షిణ్యంగా) మీరు చదవని విషయాల నుండి చందాను తొలగించండి

వెబ్‌లో మీ క్రూజింగ్‌లో, మీరు వార్తాలేఖలు మరియు ప్రేరణపై ఫీడ్‌ల యొక్క సరసమైన వాటా కోసం సైన్ అప్ చేయవచ్చు, తరువాత మీరు ఆసక్తిని కోల్పోతారు. మీ సభ్యత్వాల నుండి మెయిల్‌ను పదేపదే తొలగిస్తున్నట్లు మీరు కనుగొంటే, మీరు వెంటనే చందాను తొలగించాలి.

ఈ వ్యాసం యొక్క మానిఫెస్టో సంస్కరణను పొందండి: [మానిఫెస్టో] సమర్థవంతమైన ఇమెయిల్ నిర్వహణకు 11 చిట్కాలు

అసలు వ్యాసం: ప్రభావవంతమైన ఇమెయిల్ నిర్వహణకు 11 సాధారణ చిట్కాలు | వ్యక్తిగత శ్రేష్ఠత

ఫీచర్ చేసిన ఫోటో క్రెడిట్: వ్యాపారవేత్త షట్టర్‌స్టాక్.కామ్ ద్వారా ఇ-మెయిల్ కవరు గీయడం