అన్ని సమావేశాలకు ఒక ఉద్దేశ్యం ఉంది. కొన్ని సమావేశాలు సెషన్లను కలవరపరిచేవి. ఇతర సమావేశాలు ఒక నిర్దిష్ట లక్ష్యాన్ని సాధించడానికి వ్యూహాత్మక సెషన్లు. కొన్ని సమావేశాలు ఇతర సమావేశాల నుండి సంక్షిప్త సమాచారం. అద్భుతమైన మూడవ త్రైమాసిక ఫలితాలపై మీ ఉద్యోగులను పూరించడానికి లేదా క్రొత్త క్లయింట్ కోసం పిచ్‌ను అభ్యసించడానికి మీరు సమావేశమవుతున్నా, మీ సమావేశం మరింత చక్కగా, సమర్ధవంతంగా మరియు ఉత్పాదకంగా చక్కగా రూపొందించిన సమావేశ ఎజెండాతో నడుస్తుంది.

ఈ వ్యాసంలో, సమర్థవంతమైన సమావేశ ఎజెండాను ఎలా సృష్టించాలో మరియు ఉత్పాదక సమావేశాలను ఎలా నిర్వహించాలో మీరు నేర్చుకుంటారు.

విషయ సూచిక

1. సమావేశ అజెండా యొక్క ప్రాముఖ్యత
2. సమర్థవంతమైన సమావేశ ఎజెండాను ఎలా వ్రాయాలి
3. సమావేశం అజెండా టెంప్లేట్లు
   • అజెండా మూస # 1 - ప్రణాళిక
   • అజెండా మూస # 2 - సమాచారం
   • అజెండా మూస # 3 - ప్రదర్శన
4. క్రింది గీత
5. ఉత్పాదక సమావేశాలను హోస్ట్ చేయడానికి మరిన్ని చిట్కాలు

సమావేశ అజెండా యొక్క ప్రాముఖ్యత

అజెండా లేని సమావేశం ప్రయాణం లేకుండా రోడ్ ట్రిప్ లాంటిది

బిజీగా ఉన్న ప్రొఫెషనల్‌గా, మీ విలువైన సమయం వృధా అవుతోందని మీరు భావిస్తున్నప్పుడు మీరు సహనం కోల్పోతారు. ఇది మీరు గ్రహించిన దానికంటే చాలా తరచుగా జరుగుతుంది. చాలా మంది ఎగ్జిక్యూటివ్‌ల కోసం, వర్క్‌వీక్ యొక్క ఐదు రోజులలో రెండు సమావేశాలు జరుగుతాయి.

ప్రతి సమావేశం తప్పనిసరి అని నిర్ధారించుకోవడానికి అన్ని ఎక్కువ కారణాలు. విషయాలను మరొక మార్గంలో కవర్ చేయలేదా అని మొదట అడగండి - ఇమెయిల్ ద్వారా, బహుశా, లేదా ముఖ్య ఆటగాళ్లతో ఫోన్ కాల్ ద్వారా. ముఖాముఖి సమావేశం అత్యవసరం అని మీరు నిర్ధారిస్తే, చర్చా అంశాలను వివరించడానికి సమావేశ ఎజెండాను రాయండి మరియు ప్రతి వక్తకు సమయాన్ని కేటాయించండి.

ఒక సమావేశం షెడ్యూల్ కంటే పది నిమిషాల వెనక పడిపోయినప్పుడు మీకు కలిగే నిరాశ మీకు తెలుసా, అందరూ సుసాన్ బెర్ముడా పర్యటన గురించి ముచ్చటించడం కోసం మర్యాదగా ఎదురుచూస్తున్నారు. సమావేశ ఎజెండా సమయం విలువైనదని సమావేశమైన ప్రతి ఒక్కరికీ సున్నితమైన రిమైండర్‌లుగా పనిచేస్తుంది మరియు దయచేసి పాయింట్‌లో ఉండండి.

బాగా రూపొందించిన అజెండాలు కలుపుకొని ఉన్నాయి

సహోద్యోగులకు వారి ఇన్పుట్ అవసరమని, లేదా పనులను చేయాల్సిన అవసరం ఉందని సిబ్బంది సమావేశ సంకేతాలను షెడ్యూల్ చేయడం. మీరు సమావేశ ఆహ్వానాన్ని వివరణాత్మక ఎజెండాతో అనుసరించినప్పుడు, పాల్గొనేవారు సిద్ధం చేయాలని తెలుసు. కార్మికులు వాస్తవానికి స్పష్టమైన లక్ష్యం ఉంటే మరియు సంబంధిత సమాచారం పంచుకుంటే సమావేశాలలో పాల్గొనడాన్ని వారు ఆనందిస్తారు.

స్మార్ట్ మీటింగ్ అజెండాలు లక్ష్యం ఆధారితమైనవి

సమావేశ ఎజెండా అన్ని అంశాలను కవర్ చేస్తుంది. ప్రతి అంశానికి వేర్వేరు స్పీకర్లను ఎంచుకోండి మరియు ప్రతి స్పీకర్‌కు సమయాన్ని కేటాయించండి. ఇది కలవరపరిచే సెషన్ అయితే, ఆశించిన ఫలితాలను జాబితా చేసే ఎజెండాను పరిగణించండి. ఉదాహరణకు: మా మార్గదర్శక కార్యక్రమాన్ని అభివృద్ధి చేయడానికి ప్రణాళికను రూపొందించండి; సమయపాలనలను సెట్ చేయండి; సిబ్బంది నియామకాలు చేయండి.

సమావేశ ఫెసిలిటేటర్‌కు అజెండా మార్గదర్శకంగా పనిచేస్తుంది, ప్రతి ఒక్కరినీ సమకాలీకరించండి మరియు సమావేశ నిమిషాలు అనుసరించే వ్యక్తికి ఒక ఆకృతిని అందిస్తుంది.

సమర్థవంతమైన సమావేశ ఎజెండాను ఎలా వ్రాయాలి

కాబట్టి, ఈ అన్ని ముఖ్యమైన సమావేశ ఎజెండాను రూపొందించడం గురించి మీరు ఎలా వెళ్తారు? ఈ 8 ఉపయోగకరమైన చిట్కాలను వర్తించండి:

1. సమయానికి ముందు అభిప్రాయాన్ని అభ్యర్థించండి

మీ అధికారులు మరియు సహచరులు మీరు వారి ఇన్పుట్ కోసం అడిగితే మరింత నిశ్చితార్థం పొందుతారు. వారి కొనుగోలును పొందడం వలన వారు సమావేశానికి హాజరవుతారు మరియు దాని ఫలితాలను సాధిస్తారు.ప్రకటన

సమావేశానికి ఒక వారం ముందు, మీ కంపెనీలోని కొంతమంది ముఖ్య ఆటగాళ్లతో సందర్శించడం ఒక పాయింట్‌గా చేసుకోండి మరియు మీటింగ్ ఎజెండాలో ఏదైనా చేర్చాలనుకుంటున్నారా?

2. సరైన సమావేశం అజెండా మర్యాదలను అనుసరించండి

మీరు ఎజెండాను రూపొందించిన తర్వాత, మీ సూపర్‌వైజర్, మీ సూపర్‌వైజర్ బాస్ మరియు ఎజెండాలో ఉదహరించిన ప్రతి వ్యక్తి దీన్ని అమలు చేయాలని నిర్ధారించుకోండి. మొదట ఈ ముందు జాగ్రత్త తీసుకోకుండా స్పీకర్‌ను ఎజెండాలో చేర్చవద్దు. పట్టణానికి దూరంగా ఉన్న కార్మికులను జాబితా చేయడం లేదా ఇతర సమావేశాలకు హాజరుకావడం మానుకోండి.

ఒక నిర్దిష్ట వ్యాపారంలో కీ ప్లేయర్ దూరంగా ఉంటే, ఆమె కోసం నింపమని మరొక సిబ్బందిని అడగండి. మర్యాదగా, మీరు ఈ చర్య తీసుకున్నట్లు వారిద్దరికీ తెలియజేయండి.

సమావేశ ఎజెండా ఆమోదించబడి, స్పీకర్లు సెట్ చేయబడిన తర్వాత, సమావేశానికి హాజరైన వారందరికీ ముందుగానే ఎజెండాను ఇమెయిల్ చేయండి. ఆర్‌ఎస్‌విపిలను సమావేశానికి తీసుకురావడానికి జాగ్రత్త వహించండి. మీరు ఎటువంటి ఆశ్చర్యాలను నివారించాలనుకుంటున్నారు.

3. కాలక్రమం గౌరవించండి

మీరు ఆఫీసు సమావేశ గదిని ఒక గంట పాటు రిజర్వు చేసి ఉంటే, అది మీ సమావేశం ఎక్కువ కాలం ఉండాలి.

కొన్ని కంపెనీలలో, మీ గుంపు వెళ్లిన తర్వాత ఇతర సమూహాలు సమావేశ గదిని నేరుగా రిజర్వు చేస్తాయి. కాబట్టి ఆదర్శంగా, మీ సమావేశ ఎజెండాను రూపొందించండి, తద్వారా మీ బృందం తదుపరి సమావేశం ప్రారంభించడానికి కనీసం ఐదు నిమిషాల ముందు గదిని వదిలివేస్తుంది.

4. సమావేశ అజెండా కోసం ఆర్గనైజింగ్ సూత్రాన్ని కనుగొనండి

మీ ఎజెండాను క్రమబద్ధీకరించండి, తద్వారా హాజరైనవారు ఫలితాలపై స్పష్టమైన అవగాహన కలిగి ఉంటారు. మీరు ప్రాధాన్యత ఇవ్వాలనుకోవచ్చు, మొదట చర్చించవలసిన ముఖ్యమైన ప్రాజెక్టులను జాబితా చేస్తుంది.

కొన్నిసార్లు, ఈ ప్రాజెక్టులను వారి గడువులోగా నిర్వహించడం అర్ధమే. ఇతర సమయాల్లో, ఈ ప్రాజెక్టులను సంస్థకు వాటి ప్రాముఖ్యత ద్వారా జాబితా చేయడం అర్ధమే.

5. నివేదించవలసిన వ్యక్తుల సంఖ్యను పరిగణించండి

ఒక నిర్దిష్ట సమావేశంలో నవీకరణ కోసం ఐదు నిమిషాల నిరంతరాయ సమయం చాలా కాలం సరిపోతుంది. ఇది సమయాన్ని జోడించే అంతరాయాలు!

మీ సీనియర్ వి.పి. మార్కెటింగ్ యొక్క అంతరాయం ఏర్పడినప్పుడు లేదా ట్రాక్ నుండి బయటపడటం, సమావేశం యొక్క చివరి పది నిమిషాల పాటు ప్రశ్నోత్తరాలను వదిలివేసే సమావేశ ఎజెండాను పరిగణించండి. అప్పుడు, దాన్ని ఖచ్చితంగా అమలు చేయండి. మీరు అంతరాయాన్ని శాంతముగా అంతరాయం కలిగించి, మీకు తెలిసినట్లుగా, పాల్, మేము ప్రశ్నల కోసం చివరికి సమయం మిగిలి ఉన్నాము. ప్రస్తుతం, రిక్ తన నవీకరణను పూర్తి చేద్దాం.ప్రకటన

6. స్పీకర్ల ఆర్డర్‌కు శ్రద్ధ వహించండి

కొన్ని కంపెనీలలో, సీనియర్ మేనేజ్‌మెంట్ మొదట మాట్లాడుతుంది. ఇతర సంస్థలలో, జూనియర్ అసోసియేట్స్ చేస్తారు. స్పీకర్ క్రమాన్ని గుర్తించేటప్పుడు, ఇది మీ కంపెనీ సంస్కృతికి అనుగుణంగా ఉందని నిర్ధారించుకోండి.

రిపోర్ట్ చేయవలసిన అవసరం లేని సమావేశ ఎజెండాలో ఎవరినీ ఎప్పుడూ చేర్చవద్దు. అలా చేయడం వల్ల సమావేశం ఎక్కువసేపు నడుస్తుంది. ఎజెండాలో స్పీకర్లను జాబితా చేసేటప్పుడు, వారి శీర్షికలను చేర్చాలా వద్దా అని నిర్ణయించడం మీ కంపెనీ సంస్కృతిపై ఆధారపడి ఉంటుంది.

మరింత సాధారణ వాతావరణంలో, మీరు మొదటి పేర్లను జాబితా చేయవచ్చు. మరింత అధికారిక వాతావరణంలో, మీరు మొదటి మరియు చివరి పేర్లను జాబితా చేయవచ్చు మరియు శీర్షికలను చేర్చవచ్చు.

7. ఫార్మాట్ మీటింగ్ అజెండాస్ అదే విధంగా

సమావేశ అజెండా సంస్థ యొక్క లెటర్‌హెడ్‌లో ఉండాలి - లేదా కనీసం కంపెనీ లోగోను చేర్చండి. సమావేశం యొక్క శీర్షిక మరియు తేదీని అజెండా ఎగువన ఉంచండి, సమావేశం అంచనా వేసిన ప్రారంభ మరియు ముగింపు సమయంతో పాటు.

సమావేశ ఎజెండా చదవగలిగే రకం పరిమాణంలో అవుట్‌లైన్ ఆకృతిలో ఉండాలి. ఎజెండా కోసం శుభ్రమైన డిజైన్‌ను కనుగొనండి మరియు ప్రతిసారీ దాన్ని స్థిరత్వం కోసం ఉపయోగించండి. టైమ్స్ న్యూ రోమన్ లేదా జెనీవా లేదా ఏరియల్ వంటి ఫాంట్ చదవడం సులభం. సమావేశ ఎజెండాల కోసం ఒక టెంప్లేట్ ఇప్పటికే ఉంటే, దాన్ని ఉపయోగించండి. ఒకటి లేకపోతే, ఒకదాన్ని సృష్టించండి. (తదుపరి విభాగం చూడండి)

8. సమావేశానికి అవసరమైన పత్రాల జాబితాను చేర్చండి

ఒక సమావేశంలో తరచుగా, ఒక నివేదిక లేదా ప్రతిపాదనకు ప్రతిస్పందించమని సమూహం అడుగుతుంది మరియు ఈ పత్రాలను అజెండా దిగువన జాబితా చేయడం సహాయపడుతుంది.

అదనంగా, మీరు సమావేశానికి ముందుగానే పత్రాలను కలిసి పంపితే సమయం ఆదా అవుతుంది, కాబట్టి హాజరైన ప్రతి ఒక్కరూ వాటిని సమీక్షించడానికి సమయం ఉంటుంది.

ల్యాప్‌టాప్‌లు అవసరమైతే, హాజరైనవారికి ముందుగానే తెలియజేయండి.

సమావేశం అజెండా టెంప్లేట్లు

సమావేశాలు ఉన్నంతవరకు, సమావేశ ఎజెండాలు ఉన్నాయి. కాబట్టి అవకాశాలు ఉన్నాయి, మీ కంపెనీలోని ఎవరైనా మీరు ఉపయోగించగల శుభ్రమైన, సులభంగా చదవగలిగే సమావేశ ఎజెండా టెంప్లేట్ గురించి తెలుసు. కానీ కాదు, వీటిలో ఒకదాన్ని పరిగణించండి:

అజెండా మూస # 1 - ప్రణాళిక

గురువు ప్రోగ్రామ్ ప్లానింగ్ మీటింగ్ ఎజెండా

స్థానం: మొదటి అంతస్తు సమావేశ గదిప్రకటన

తేదీ: 2019 నవంబర్ 18

సమయం: 1-2: 30 పి.ఎం. మరియు

షెడ్యూల్

1. ఒక గురువు కార్యక్రమం యొక్క ఉద్దేశ్యంపై నేపథ్యం, ​​మానవ వనరుల డైరెక్టర్ చెరిల్ స్మిత్ (1-1: 15 p.m.)
   • a. ఉద్యోగి నిశ్చితార్థానికి సంబంధించిన సాక్ష్యం
   • బి. పెరుగుతున్న నక్షత్రాలను వధించాల్సిన అవసరం ఉంది
2. మెంటర్స్ / మెంటీల నియామకం, మాక్స్ మార్కస్, అసోసియేట్ డైరెక్టర్, హెచ్ఆర్ (1: 15-1: 35 మధ్యాహ్నం)
   • a. ఇతర కార్పొరేట్ నమూనాలు
   • బి. మెదడు తుఫాను ప్రమాణం
3. గురువు ప్రోగ్రామ్ అవసరాలు, సేథ్ వాల్ష్, హెచ్ఆర్ ఇంటర్న్ (1: 35-1: 55 మధ్యాహ్నం)
   • a. నిర్మాణాత్మక గురువు సమావేశాల యొక్క లాభాలు మరియు నష్టాలు
   • బి. మెదడు తుఫాను అవసరాలు
4. అమలు, చెరిల్ స్మిత్ (1: 55-2: 20 మధ్యాహ్నం)
   • a. పాల్గొనేవారిని గుర్తించడానికి విభాగాధిపతుల కాలపరిమితి
   • బి. పైలట్ ప్రోగ్రామ్ రోల్ అవుట్
     • i. 1 వ పాల్గొనే శిక్షణా సెషన్
     • ii. పైలట్ ప్రోగ్రామ్ రోల్ అవుట్
     • iii. త్రైమాసిక చర్చలు
   • సి. ప్రోగ్రామ్ మూల్యాంకనం
5. తదుపరి దశలు, మాక్స్ మార్కస్ (2: 20-2: 25 p.m.)

అజెండా మూస # 2 - సమాచారం

WXYZ సమావేశం అజెండా

ఆబ్జెక్టివ్: కోల్డ్ కాల్‌కు వ్యాపారాల యొక్క ఆచరణీయ జాబితాను సృష్టించడం

మీటింగ్ లీడ్: మేరీ స్టార్స్కీ

తేదీ: 2019 నవంబర్ 20

స్థానం: 16 వ అంతస్తు సమావేశ గది ​​బి

సమయం: 4 p.m.-5 p.m. ET

కాల్-ఇన్ నంబర్ / కోడ్

అజెండా అంశాలుప్రకటన

పరిచయాలు 4 p.m.-4: 05 p.m.

1. జాన్ స్మిత్ - ప్రెజెంటర్ 4:05 p.m.-4: 20 p.m. కంపెనీలను సంప్రదించారు
2. మరియాన్ లెజిట్ - ప్రెజెంటర్ 4:20 p.m.-4: 35 p.m. సంభావ్య లీడ్స్
3. సిల్వియా స్ట్రెచ్ - ప్రెజెంటర్ 4:35 p.m.-4: 55 p.m. కొత్త కాన్వాసింగ్ పద్ధతులు
4. ప్రశ్నోత్తరాలు [సమయం ఉంటేనే]

సమావేశానికి సన్నాహాలు

• దయచేసి చదవండి: [పత్రాలను జాబితా చేసి అటాచ్ చేయండి]
• దయచేసి తీసుకురండి: [అనగా. ల్యాప్‌టాప్, సూచనలు, సరఫరా]

అజెండా మూస # 3 - ప్రదర్శన

ZZZ కంపెనీ అజెండా

తేదీ / ప్రారంభ మరియు ముగింపు సమయం: నవంబర్ 21, 2019; 9 a.m. ET-10 a.m. ET

స్థానం: ఫలహారశాల, 12 వ అంతస్తు

సమావేశం పిలిచారు: స్టీవ్ పార్క్స్

1. స్వాగతం / పరిచయం - [స్టీవ్ పార్క్స్, 9 a.m.-9: 10 a.m.]
2. క్రొత్త ఉత్పత్తి శ్రేణి అవలోకనం - [పాల్ అరియా, 9:10 a.m.-9: 20 a.m.]
3. ప్రదర్శనలు - [క్లైర్ రింగిస్, ఉదయం 9:30 -9: 40 a.m.]
   • a. టూత్‌పేస్ట్ తెల్లబడటం
   • బి. చిగుళ్ళను బలపరిచే టూత్‌పేస్ట్
   • సి. ఫలకంతో పోరాడే టూత్‌పేస్ట్
4. ఉత్పత్తి మార్కెటింగ్ - [స్టీవ్ పార్క్స్, 9:40 a.m.-9: 50 a.m.]
5. చర్చ మరియు Q & A [9:50 a.m.-9: 55 a.m.]
6. తదుపరి దశలు - [సమావేశం తరువాత పంపిణీ చేయబడాలి]

క్రింది గీత

మీరు సమావేశ ఎజెండాను వ్రాసినప్పుడు, మీరు సమావేశాన్ని నియంత్రిస్తారు

మీ లక్ష్యం గట్టి సమావేశాన్ని నడపడం. దీన్ని చేయడానికి తెలివైన ఎజెండా మీకు సహాయం చేస్తుంది. చర్చకు తగినంత సమయం ఇవ్వండి, కానీ ఎక్కువ సమయం లేదు. అలాగే, మీ సమావేశాలను సమయానికి ప్రారంభించాలని నిర్ధారించుకోండి.

సమావేశ ఎజెండాను రూపొందించే బాధ్యతను మీరు తీసుకున్నప్పుడు, ఏ చర్య తీసుకోవాలో మీరు నిర్దేశిస్తున్నారు. సమర్థవంతమైన సమావేశ ఎజెండాను రూపొందించే మీ సామర్థ్యం సమావేశం మరియు తదుపరి ఉత్పాదకతను పెంచుతుంది. ఇవి రెండు అసాధారణమైన విజయాలు.

మీ కంపెనీలో కఠినమైన సమావేశాలను అమలు చేయండి మరియు మీ బృందం పనితీరు పెరుగుతుంది.

ఉత్పాదక సమావేశాలను హోస్ట్ చేయడానికి మరిన్ని చిట్కాలు

• మీరు తెలుసుకోవలసిన సూపర్ ఉత్పాదక సమావేశానికి 12 రహస్యాలు
• అంతులేని సమావేశాలను ఎలా చంపాలి మరియు ఉత్పాదకంగా ఉండండి
• సమర్థవంతమైన సమావేశ నిమిషాలు ఎలా వ్రాయాలి (ఉదాహరణలతో)
• మీ ఉత్పాదకతను పెంచడానికి 11 మీటింగ్ షెడ్యూలర్ అనువర్తనాలు

ఫీచర్ చేసిన ఫోటో క్రెడిట్: & Scaron; tefan & Scaron; tefančík unsplash.com ద్వారా ప్రకటన